Elektroniczny obieg dokumentów cieszy się coraz większym zainteresowaniem wśród użytkowników biznesowych. Jego wdrożenie przy użyciu dedykowanego systemu zarządzania dokumentami przynosi firmom liczne korzyści, pozwalając im m. in. oszczędzać czas i pieniądze, lepiej troszczyć się o bezpieczeństwo danych oraz mieć pełną kontrolę nad obiegiem dokumentacji, zadań i informacji. Zakres korzyści elektronicznego obiegu dokumentów jest ściśle uzależniony od funkcjonalności wybranego systemu zarządzania dokumentami, który odgrywa kluczową rolę w modernizacji tej warstwy działalności operacyjnej przedsiębiorstwa.
Dlaczego warto przejść na elektroniczny obieg dokumentów?
Klasyczne metody zarządzania dokumentacją, powszechne przed nadejściem ery cyfrowej, są nieodłącznie związane z wysokimi kosztami, dużą dozą uciążliwości oraz podwyższonym ryzykiem. Każdy, obsługiwany manualnie dokument w formie papierowej jest bowiem narażony na zniknięcie, przypadkowe wyrzucenie i zniszczenie lub dość łatwe pominięcie, co w szczególności dotyczy pracy z masowymi ilościami dokumentacji, procesowanymi przez różne piony biznesowe. Ponadto, dokumentom papierowym nie sposób zapewnić należytej ochrony, a niczym nieograniczony do nich dostęp wiąże się z ogromnym ryzykiem wycieku poufnych danych lub uzyskania do nich wglądu przez niepowołane osoby. Wszystkie te podatności niosą za sobą negatywne konsekwencje dla firmy, która może ucierpieć zarówno na polu finansowym, jak i wizerunkowym.
Elektroniczny obieg dokumentów stoi w silnej opozycji do tradycyjnego obiegu dokumentacji, który był codziennością każdej firmy jeszcze kilka-kilkanaście lat wstecz. Z korzystaniem z tradycyjnego obiegu dokumentów i dokumentacji papierowej wiązało się tak wiele istotnych problemów, że zaczęto poszukiwać wydajniejszych, skuteczniejszych i bardziej efektywnych metod panowania nad zasobami dokumentacji oraz sterowania ich przepływem. Rozwiązaniem okazał się elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala na pozbycie się większości problemów i bolączek związanych z korzystaniem z papierowych dokumentów. Jego praktyczną realizację oraz czerpanie maksimum korzyści z cyfrowej dokumentacji zapewniają z kolei nowoczesne, spełniające najwyższe standardy systemy zarządzania dokumentami.
System zarządzania dokumentami i korzyści związane z jego wdrożeniem
System zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS) to nowoczesne, dedykowane użytkownikom biznesowym oprogramowanie informatyczne, które zostało stworzone w celu zrealizowania w praktyce i wykorzystania pełnego potencjału elektronicznego obiegu dokumentów. Zakłada ona digitalizację całości, zarówno bieżących, jak i archiwalnych zasobów dokumentacji firmowej i jej przechowywanie w elektronicznej postaci, w chmurze lub na firmowych serwerach. Dostęp do zgromadzonych w cyfrowym archiwum plików uzyskuje się z poziomu dedykowanego systemu, a wgląd w poszczególne pisma oraz zakres działań w ich obrębie jest ustalany odgórnie i udzielany wybranym użytkownikom.
Najlepsze dostępne na rynku systemy klasy DMS opierają swoje działanie o nowoczesne, prawdziwie innowacyjne technologie, korzystając z dodatkowego wsparcia takich mechanizmów jak m. in. automatyzacja procesów biznesowych (BPA), robotyzacja procesów biznesowych (RPA), uczenie maszynowe (ML), elementy sztucznej inteligencji (AI), OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), podpis cyfrowy oraz wielu innych rozwiązań wzbogacających ich funkcjonalność oraz zwiększających możliwości i korzyści zarówno informatyczne, jak i biznesowe.
W efekcie, system zarządzania dokumentami pozwala nie tylko zaprowadzić w firmie lepszy porządek poprzez pozbycie się z biurek pracowników stosów papierów, ale także lepiej chronić wrażliwe, poufne dane, które trafiają do wiadomości wyłącznie uprawnionych pracowników. Dostępność całej dokumentacji w formie cyfrowej ułatwia z kolei poruszanie się po zasobach dokumentacji, przyspiesza proces odnajdowania potrzebnych pism oraz usprawnia ich wymianę między uprawnionymi użytkownikami. Dostęp do archiwum przebiega na równych prawach zarówno dla osób pracujących w centrali i poszczególnych oddziałach organizacji, jak i pracowników wykonujących swoje obowiązki zawodowe zdalnie, z domowego biura.
Ogromnie docenianą przez firmy korzyścią jest usprawnienie obsługi procesów, zwiększenie wydajności pracy, jak również zdjęcie z barek pracowników szeregu powtarzalnych, monotonnych, nieskomplikowanych czynności, które z jednej strony są wyjątkowo podatne na tzw. błędy ludzkie, a ich realizacja bywa często nużąca i przytłaczająca, a z drugiej strony – to właśnie takie zadania są najlepszymi kandydatami do automatyzacji w ramach wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. A dzięki temu, że to system pilnuje sekwencji kroków i właściwego przyporządkowania zadań poszczególnym osobom, jak również narzuca działanie zgodnie z obowiązującymi na ten moment procedurami i regułami, pracuje się znacznie pewniej, spokojniej, wydajniej i poprawniej.
Jak wybrać optymalny i przyszłościowy system zarządzania dokumentami?
Jak widać, system zarządzania dokumentami jest niezwykle praktycznym i przydanym narzędziem, który jest w stanie znacząco usprawnić funkcjonowanie firmy oraz wynieść jej działalność na zupełnie nowy, nowocześniejszy poziom, lepiej dostosowany do warunków panujących na współczesnym rynku. Zakres korzyści, jakie firma będzie mogła czerpać z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, jest jednak ściśle uzależniony od wyboru odpowiedniego oprogramowania. Ogromne zainteresowanie użytkowników biznesowych zarządzaniem dokumentacją w sposób elektroniczny sprawiło bowiem, że na rynku rozwiązań IT dla biznesu dostępnych jest aktualne wiele, bardzo zróżnicowanych pod względem użytkowym i funkcjonalnym systemów DMS.
Poszukując systemu zarządzania dokumentami, który będzie idealnie dostosowany do ewoluujących w czasie potrzeb przedsiębiorstwa, warto zainteresować się wysokofunkcjonalnymi i elastycznymi rozwiązaniami, wśród których królują, wyposażone w szereg innowacyjnych funkcji i mechanizmów, platformy low-code. Rozwiązania tego typu pozwalają na szybkie tworzenie skrojonych na miarę, wysokofunkcjonalnych oraz ustandaryzowanych aplikacji biznesowych – bez kodowania. Te najlepsze oferują ponadto sprawne zarządzanie zmianą oraz możliwość wprowadzania potrzebnych, bieżących modyfikacji na dowolnym etapie dostarczania rozwiązania (w tym także już po jego wdrożeniu produkcyjnym), z natychmiastowym rezultatem i niskim kosztem.
Wdrożenie platformy low-code i sukcesywne digitalizowanie i automatyzowanie poszczególnych procesów biznesowych, począwszy od tych mających na celu pozbycie się papieru i usprawnienie pracy z dokumentami, w dłuższej perspektywie może przerodzić się w udaną i szeroko zakrojoną, kompleksową cyfrową transformację firmy.
