Digitalizacja digitalizacją, a papiery muszą być. Wciąż, niezmiennie i po staremu. Niezliczone instytucje państwowe i samorządowe oraz firmy przechowują tysiące ton papieru w segregatorach i teczkach. Akta, sprawozdania, wyniki badań, referaty, opracowania, analizy, spisy, karty i wiele innych treści. papier pozostanie jeszcze długo nośnikiem informacji, którego nie da się zastąpić zapisem na nośniku danych.
Nośniki danych wciąż niedoskonałe
Wynika to z jednej strony z uporu biurokratów i konsekwencji ustawodawcy, z drugiej zaś z faktu, że cyfrowe nośniki danych ulegają nieustannej modernizacji. Jeszcze nie tak dawno temu w powszechnym użyciu były dyskietki, nawet w dwóch formatach. Potem ich miejsce zajęły płyty CD i już można było sądzić, że osiągnęliśmy stan końcowy. Nic z tych rzeczy, bo wynaleziono płyty DVD, mieszczące znacznie więcej. Teraz powszechnie stosowanym nośnikiem danych jest pendrive, mogący pomieścić nawet terabajty – ale zapewne i on zostanie prędzej czy później zastąpiony czymś innym.
Papier ma tę niezaprzeczalną zaletę, że jeśli przechowywać go w odpowiednich warunkach, może przetrwać setki lat. Kto odważy się natomiast udzielić takiej gwarancji płytce albo drobiazgowi wtykanemu w gniazdo USB? Nikt też nie wie, jak za kilka czy kilkanaście lat będą wyglądały i działały komputery, a może już zupełnie inne urządzenia, będące w stanie zapisywać, odtwarzać i przetwarzać dane. Mogą też się zmienić ich systemy operacyjne, toteż odtworzenie danych z dzisiejszych nośników za 20 czy 30 lat mogłoby wymagać albo posiadania „staroświeckich” (czyli dzisiejszych) komputerów, albo „redigitalizacji” co ileś lat, a więc kopiowania danych ze starego nośnika na nowy, prawdopodobnie połączonego ze zmianą ich formatu.
Papier, papier na regałach
Nie maleje więc znacząco zapotrzebowanie na pomieszczenia i regały służące do przechowywania ton papieru. Archiwiści najlepiej wiedzą, jak to wszystko organizować. Sporą popularnością cieszą się wśród nich regały przesuwne, którymi można wypełnić całe pomieszczenie archiwum, pozostawiając jedynie wąski korytarzyk do poruszania się przed ciągiem ruchomych brył. Regały archiwalne i inne sprzedaje firma dostępna pod adresem http://regalit.pl.
Tego typu regały sprawiają, że koszt składowania jednej jednostki akt jest stosunkowo niski. Cała kubatura pomieszczenia, aż po sufit, może być optymalnie wykorzystana. Jeśli archiwum prowadzone jest z należytą starannością, dotarcie do wybranej teczki czy segregatora nie stanowi problemu, a ciężkie regały da się przesuwać lekko, bez użycia siły. Specjalne szyny na posadzce lub w posadzkę wtopione sprawiają, że spory ciężar z łatwością zmienia położenie.
