Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest instytucja upoważnioną do kontrolowania płatników składek. Oznacza to, że kontrolerzy ZUS mogą złożyć wizytę w firmie i sprawdzić, czy płatność oraz pozostałe działania wykonywane na rzecz tej instytucji są wykonywane prawidłowo. Kontrola z ZUS zapowiedziana jest co najmniej 7 dni wcześniej. Oznacza to, że przedsiębiorca ma czas przygotować się do niej oraz uzupełnić wiedzę w zakresie tego, co wolno, a czego nie wolno kontrolerowi Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zobacz jak przygotować się do kontroli z ZUS.
Kogo kontroluje Zakład Ubezpieczeń Społecznych?
ZUS kontrolę może przeprowadzić w każdym przedsiębiorstwie będącym płatnikiem składek. W praktyce jednak największe szanse na wizytę kontrolerów mają te firmy, które zatrudniają pracowników. Kontrole ZUS w jednoosobowych działalnościach gospodarczych, w których właściciel odprowadza składki tylko za siebie, są bardzo rzadkie. Mogą jednak zdarzyć się, jeśli posiada się zaległości w płatnościach lub popełnia błędy w naliczaniu należności z tytułu składek.
Czego może dotyczyć kontrole ZUS?
Szczegółowa kontrola ZUS może dotyczyć kilku aspektów. Pierwszym z nich jest samo zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych, kolejnymi: prawidłowość i rzetelność obliczania, opłacania i potrącania składek, uprawiania i wypłacanie świadczeń z ubezpieczeń społecznych, prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków w zakresie świadczeń emerytalnych i rentowych, wystawianie zaświadczeń lub zgłaszaniu danych do celów ubezpieczeń społecznych oraz dokonanie oględzin składników majątku płatnik, w przypadku zalegania przez z niego z opłatami.
Kiedy ZUS kontroluje?
Kontrola ZUS poprzedzona jest otrzymaniem pisma zawierającego jej wszczęciu. Po jego doręczeniu, otrzymuje się je poczta, wizyta kontrolerów może nastąpić nie wcześniej niż za 7 dni i nie później niż za 30. Jeżeli inspektorzy ZUS nie pojawia się w tym terminie w firmie, konieczne jest wysłanie ponownego pisma o wszczęciu kontroli ZUS do firmy.
Jak przygotować się do kontroli ZUS? Dokumenty kontrolowane przez Zakład Ubezpieczeń społecznych
Kontrolowany przez ZUS przedsiębiorca zobligowany jest do zapewnienia inspektorom odpowiednich warunków. Sama kontrola może odbywać się w firmie lub w siedzibie ZUS, po wyrażeniu pisemnej zgody przez przedsiębiorcę. W czasie kontroli ZUS konieczne jest udostępnienie: wszystkich dokumentów i innych nośników informacji w związanych z kontrolą oraz majątku firmy. Ponadto przedsiębiorca musi na wniosek kontrolerów sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli, udzielać wyjaśnień w zagadnieniach dotyczących jej zakresu oraz przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na polski (o ile taka jest i stanowi przedmiot kontroli ZUS).
Kontrola z ZUS może objąć najdalej 5 poprzednich lata, dlatego przygotowując się do niej, najlepiej jest przygotować segregatory obejmujące te lata. Zgodnie z przepisami prawa dokumenty typu deklaracje ZUS-DRA oraz miesięczne raporty należy przechować 5 lat, natomiast dokumenty pracownicze przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy (są to dokumenty typu listy płac, karty wynagrodzeń, umowy zlecenia). Do kontroli ZUS warto przygotować również dokumenty płatnicze potwierdzające opłacanie składek ZUS – np. potwierdzenia przelewów.
Ile trwa kontrola ZUS?
Czas kontroli ZUS uzależniony jest od wielkości przedsiębiorstwa. W mikro przedsiębiorstwach trwa 12 dni, małych 18, średnich 24 a w pozostałych 48 dni. Czas ten może być krótszy o ile inspektora uda się zakończyć pracę wcześniej. Zakończenie kontroli następuje wraz z przekazaniem protokołu, który poprzedzony jest w dwóch egzemplarzach – jedna dla ZUS, drugi dla przedsiębiorcy.
Odwołanie od kontroli ZUS?
Jeżeli przedsiębiorca nie zgadza się z wynikami kontroli ZUS, może się od niej odwołać. Termin zgłoszenia sprzeciwu upływa po 14 dniach od otrzymania protokołu. Odwołanie od wyników kontroli ZUS należy złożyć w formie pisemnej.
