Jednym z warunków, który zobowiązuje do prowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego (w skrócie JPK) i przesyłania odpowiednich eksportów danych z JPK_VAT, jest prowadzenie przez podatnika elektronicznej ewidencji księgowej. Dlatego warto zastanowić się, kto musi prowadzić elektroniczną ewidencję księgową i w jaki sposób prawidłowo to robić.
Katalog podmiotów zobowiązanych do prowadzenia ewidencji księgowej
Podstawą prawną określającą obowiązki podatników w tym zakresie (prowadzenia ewidencji księgowej), jest Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Zgodnie z brzmieniem art. 109, podatnicy (objęci ustawą) są obowiązani prowadzić ewidencję księgową, która zawierać będzie co najmniej dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ustawodawca przewidział katalog podmiotów wyłączonych z tych obowiązków. W tym przypadku, ewidencji nie muszą prowadzić podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku (na podstawie art. 43 ust 1 ustawy, przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust 3 ustawy oraz art. 113 ust 1 lub 9 ustawy).
Elementy ewidencji sprzedaży
Ustawodawca nie określa jednego obowiązującego wzoru prowadzonej ewidencji księgowej. Wskazuje jednak katalog elementów, które w szczególności powinna ona zawierać. Znalazły się tutaj przede wszystkim:
- Dane niezbędne do określenia przedmiotu sprzedaży;
- Dane niezbędne do określenia podstawy opodatkowania;
- Wysokość kwoty podatku należnego oraz ewentualnych korekt podatku należnego;
- Kwotę podatku naliczonego obniżającą kwotę podatku należnego oraz ewentualne korekty podatku naliczonego;
- Kwotę podatku podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z urzędu skarbowego;
- Dane niezbędne do identyfikacji poszczególnych transakcji, tutaj w szczególności numer za pomocą, którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Możliwe działania z urzędu
W przypadku jeżeli podatnik nie będzie prowadzić odpowiedniej ewidencji lub prowadzona ona będzie w sposób nierzetelny, a na podstawie posiadanej dokumentacji nie będzie możliwe ustalenie wartości sprzedaży, organy podatkowe posiadają odpowiednie narzędzia do określenia zobowiązań podatkowych. W takich wypadkach organ podatkowy, na podstawie tak zwanego oszacowania, samodzielnie może ustalić kwotę podatku należnego.
Podsumowanie
Jak widać, prowadzenie elektronicznej ewidencji księgowej dotyczyć będzie praktycznie wszystkich podatników objętych ustawą o podatku od towarów i usług (VAT). Ustawodawca przewidział kilka wyjątkowych przypadków, najczęściej związanych po prostu ze zwolnieniem podatkowym, za którym idzie zwolnienie z prowadzenia ewidencji. Z drugiej strony natomiast, od 1 stycznia 2018 roku ustawodawca przewiduje, że wszystkich podatników, którzy prowadzą księgi podatkowe oraz wytwarzają dowody właśnie w formie elektronicznej, obowiązuje konieczność tworzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego. Ponadto, od 1 lipca 2018 roku zobowiązani są nie tylko do przekazywania comiesięcznego pliku JPK_VAT, ale również do wygenerowania eksportu z innych struktur JPK na żądanie uprawnionego organu. Można więc zaryzykować stwierdzenie, że prowadzenie elektronicznej ewidencji jest nierozerwalnie powiązane z Jednolitym Plikiem Kontrolnym i stanowi jeden z warunków jego tworzenia.