Prowadząc własną firmę, nie tylko na niej zarabiamy, ale i ponosimy koszty związane z jej działalnością. Wydatki te obejmuje np. wynajem powierzchni biurowej, zakup odpowiedniego sprzętu do prowadzenia działalności czy zdobywanie branżowej wiedzy. Takie wydatki to właśnie koszty uzyskania przychodu. Podatnicy, którzy rozliczają się z podatku dochodowego na zasadach liniowego lub ogólnych mogą pomniejszyć podstawę opodatkowania o poniesione koszty uzyskania przychodu. Jednak w kwalifikowaniu wydatków do tej kategorii należy być ostrożnym. Błędne ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu może spowodować karę nałożoną przez Urząd Skarbowy. Zobacz, czy jest koszt uzyskania przychodu i co do niego zaliczyć.
Czym jest koszt uzyskania przychodu?
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznym za koszt uzyskania przychodu uznaje się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Wykluczenie takich wydatków stanowią rzeczy wymienione w art. 23 ustawy.
Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?
Wydatki poniesione na działalność firmy należy odpowiednio udokumentować, tylko wtedy mogą być one podstawę do obniżenia składki podatku dochodowego przedsiębiorcy. Zgodnie z par. 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów dokumenty potwierdzające koszt uzyskania przychodu muszą być sporządzone w języku polskim, w sposób jasny, czytelny oraz trwały. Mogą one obejmować ceny w obcych walutach, ale wtedy przedsiębiorca jest zobowiązany do jej przeliczenia na złotówki zgodnie z wymaganiami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Podstawowymi dokumentami potwierdzającymi koszt uzyskania przychodu są faktury VAT, rachunki oraz dokumenty celne. Urząd Skarbowy akceptuje również inne wymienione w par. 13 i 14 rozporządzenia dokumenty potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Muszą one jednak zawierać: wiarygodne określenie wystawiającego lub wskazanie stron uczestniczących w transakcji, datę wystawienia oraz okres trwania operacji gospodarczej, jej przedmiot, cenę oraz podpisy osób uprawnionych od udokumentowania operacji gospodarczej. Koszty uzyskania przychodu można także udokumentować dowodami wewnętrznymi (tylko w określonych sytuacjach).
Co jest kosztem uzyskania przychodu?
Do podstawowych kosztów uzyskania przychodu zalicza się wynajem biura wraz z mediami, zakup pieczęci firmowych, komputera, oprogramowania, telefonu, domeny internetowej, usługi księgowe, opłaty bankowe, działania marketingowe, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, zakup paliwa do samochodu firmowego, koszty delegacji i podróży służbowych. Na poczet wydatków firmowych można też zaliczyć zakupy branżowej prasy czy literatury oraz uczestnictwo w szkoleniach pozwalających na podnoszenie swojej wiedzy zawodowej.
Należy pamiętać, że to, co może stanowić koszt uzyskania przychodu, w dużej mierze uzależnione jest od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. W jednej firmie np. aparat fotograficzny będzie niezbędnym narzędziem do pracy, w innej zbędnym sprzętem. Kwalifikując wydatki do kosztu uzyskania przychodu, należy się poważnie zastanowić, czy w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego, będzie się wstanie wyjaśnić, dlaczego dany zakup został dokonany na firmę i jak pomaga w realizowaniu celów biznesowych.
