Dziś coraz więcej spraw biznesowych załatwia się on-line. Email stał się kanałem komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej przedsiębiorstw. Oznacza to, że codziennie na skrzynkę mailową przychodzi setki wiadomość. Maile otrzymuje się od szefa, współpracowników, partnerów biznesowych, klientowi oraz zupełnie nieznanych osób, które chcą nam zaoferować swoje produkty lub usługi. Przeczytanie, a następnie odpowiedzenie na nie wszystkie zajmuje dużo czasu i wymaga zaangażowania. Często odpisywanie na maile sprawia, że zaniedbuje się inne, istotne obowiązki. Aby to zmienić, koniecznie trzeba poznać zasady efektywnego zarządzania skrzynką mailową.

Kiedy odbierać maile?

Pierwszą zasadą efektywnego zarządzania skrzynką mailową jest ustalenie czasu, w jakim będzie się zapoznawać z jej zawartości i odpowiadać na nadesłane wiadomości. Ciągle sprawdzanie, czy nie przyszedł nowy mail i natychmiastowe odpisywanie odrywa od pracy i sprawia, że cały proces zabiera dużo czasu. Optymalnie jest odbierać maile 3 razy dziennie: po przyjściu do pracy, w połowie dnia oraz na jego koniec.

Przy odpisywaniu na maile można też stosować metodę 4W, która opiera się na odpisywaniu na maila po określeniu, jaki typ działania dla niego jest najwłaściwszy. Każdy z typowa działań rozpoczyna się od litery W. Możemy więc mówić o mailach typ wyślij odpowiedź – są to wiadomości, na które możemy odpowiedzieć w krótkim czasie np. w 2 minuty, jeśli coś jest tak mało czasochłonne lepiej zrobić to od razu i o tym zapomnieć. Na takie maile odpisuje się od razu bez względu na to, czy są pilne, czy nie. Kolejnym typem jest wyznacz termin. Stosuje się go do maili, którymi nie da razy zając się od razu, ponieważ są czasochłonne lub odpowiedź wymaga przygotowań. W ich wypadku należy wyznaczyć termin, odpowiedzi i zapisać go w kalendarzu. Kolejny typ czynności to wydeleguj. Dotyczy on maili, które trafiły do  nas trochę przez przypadek i lepiej będzie, jeśli zajmie się nimi bardziej kompetentna osoba. Ostatnie typ maili to wyrzuć, najczęściej do nich zalicza się oferty i spam, którym nie jest się zainteresowanym.

Tworzenie folderów w skrzynce mailowej

W zarządzaniu wiadomościami e-mail pomoże także stworzenie osobnych folderów w skrzynce. Sprawią one, że przechodzące wiadomości będą automatycznie przydzielane do danego folderu. Pozwoli to na ich uporządkowanie i zagwarantuje porządek. Dzięki temu będzie można szybko sprawdzić, ile maili otrzymało się od szefa, a ile to mało ważne oferty reklamowe. Co więcej, takie uporządkowanie skrzynki e-mail pozwoli na szybkie odnajdywanie wiadomości. W zakresie tworzenia folderów można stworzyć te z podziałem na konkretne osoby, od których otrzymuje się wiadomości lub takie dedykowane konkretnym działaniom, np. maile do przeczytania, przekierowania czy archiwum.

Autoodpowiedzi w zarządzaniu skrzynka email

Przy zarządzaniu skrzynką mailową pomaga również funkcja autoodpowedzi. Autoresponder  nie jest tylko narzędziem, które można wykorzystywać w czasie urlopu, ale i wtedy, kiedy normalnie się pracuje. Poprzez wysłanie automatycznej odpowiedzi może poinformować nadawcę maila, że wiadomość do nas dotarła oraz określić, w jakim czasie na nią odpowiemy. Treść autoresponderów można ustalać indywidualnie i kierować tylko do wybranych nadawców.

 

[Głosów:0    Średnia:0/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here