Jak wdrożyć faktury elektroniczne w firmie?

Za sprawą faktur elektronicznych firma może oszczędzać zarówno czas, jak i pieniądze. Jak zacząć stosować e-faktury?

Z faktur w formie elektronicznej polscy przedsiębiorcy mogą korzystać już od kilkunastu lat. Obecnie faktury elektroniczne stosowane są coraz częściej – wymieniane są pomiędzy firmami, a także przesyłane do klientów indywidualnych. Czym dokładnie są faktury tego rodzaju? Dlaczego warto je wybrać? Jak wdrożyć je zgodnie z przepisami prawa?

Czym jest faktura elektroniczna?

Dokument taki jak faktura elektroniczna, czyli w skrócie e-faktura jest dokumentem elektronicznym, który ma cechy faktury papierowej. Może służyć do rozliczania podatku podobnie jak zwykła faktura, ale różni się od niej swoją formą, która niesie ze sobą dodatkowe korzyści.

W postaci elektronicznej można wystawiać faktury VAT, a także duplikaty faktur oraz faktury korygujące.

Główne zalety związane z korzystaniem z e-faktur:

  • obniżenie kosztów – wyeliminowanie opłat za papier, druk, pakowanie, przesyłkę, a także przechowywanie dokumentów w formie papierowej,
  • oszczędność czasu – sporządzenie faktury elektronicznej jest bardzo szybkie, podobnie jak inne czynności związane z jej obsługą,
  • ochrona środowiska naturalnego – rezygnacja z papieru oznacza dodatkowe korzyści dla natury i czyni firmę bardziej ekologiczną,
  • terminowa wysyłka – e-faktura może być niemalże od razu dostarczona do odbiorcy, także z wykorzystaniem specjalnych systemów EDI – elektronicznej wymiany danych,
  • łatwa archiwizacja – faktura elektroniczna nie zajmuje fizycznej przestrzeni i może być przechowywana na dyskach twardych, pamięciach przenośnych lub na dysku w chmurze,
  • poprawa bezpieczeństwa – e-faktury są lepiej chronione przed zniszczeniem czy utratą niż dokumenty papierowe.

Jak zacząć wystawiać faktury elektroniczne?

Do wystawienia faktury elektronicznej potrzebny jest komputer. Najlepiej w tym celu wykorzystać także odpowiednie oprogramowanie komputerowe, które pozwala na usprawnienie fakturowania, na przykład przez zapisanie danych nabywców, co automatyzuje cały proces.

Zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w Polsce e-faktura powinna zawierać takie same dane jak zwykła faktura papierowa. Nie ma jednak potrzeby opatrywania jej podpisami elektronicznymi sprzedającego i kupującego. Aby podnieść jej autentyczność, można zastosować specjalne systemy walidacji, na przykład wykorzystujące wspomnianą technologię EDI.

Faktura elektroniczna powinna spełniać także takie wymogi jak:

  • integralność treści, czytelność, autentyczność pochodzenia,
  • odpowiednie oznaczenie w celu szybkiego wyszukania w archiwum,
  • archiwizacja pozwalająca na bezzwłoczny dostęp przez organy podatkowe i kontroli skarbowej.

Przepisy prawa nie określają formatu, w którym faktury elektroniczne powinny być przechowywane. Format ten musi zapewniać jednak integralność treści, czytelność i autentyczność pochodzenia, jak wspomniano powyżej. Aktualnie stosuje się dwa główne formaty plików, a mianowicie PDF i XML, przy czym drugi z tych formatów, czyli XML daje przedsiębiorcy więcej korzyści.

Jak należy przechowywać faktury elektroniczne?

Przechowywanie faktur elektronicznych jest o wiele prostsze niż faktur w formie papierowej, ponieważ nie posiadają one postaci fizycznej i nie zajmują miejsca.

Przedsiębiorca decydujący się na korzystanie z e-faktur musi przechowywać dokumenty w podziale na okresy rozliczeniowe, w takiej formie, w jakiej zostały one wystawione.

Do zapisania faktur w formie elektronicznej można wykorzystać:

  • dyski twarde komputerów, w tym także zapasowe dyski twarde,
  • nośniki takie jak płyty CD, DVD, pendrive,
  • dyski w chmurze, czyli zewnętrzne serwery.

Obecnie najwygodniejszym i jednocześnie najbezpieczniejszym sposobem przechowywania faktur elektronicznych są dyski w chmurze. Wówczas dokumenty zapisywane są na odpowiednio chronionych serwerach, do których dostęp można uzyskać przez internet z dowolnego komputera. Wobec tego eliminuje to ryzyko utraty dokumentów w razie awarii komputera firmowego czy zniszczenia nośnika danych.

[Głosów:0    Średnia:0/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here