Sporządzanie, wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych za pośrednictwem systemu Elektronicznej Wymiany Danych to szereg ułatwień i korzyści dla firmy.
Faktury elektroniczne – pojęcie i ogólne zasady wystawiania
Faktury elektroniczne na gruncie polskiego porządku prawnego zrównane zostały z tradycyjnymi fakturami w wersji papierowej. Ustawodawca wprost wskazał bowiem, że fakturą w rozumieniu Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług jest dokument w formie papierowej lub w wersji elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Jakie zatem elementy powinna zawierać faktura elektroniczna? Wśród najważniejszych wskazać należy:
- datę wystawienia,
- numer identyfikujący dokument,
- określenie podatnika i nabywcy towaru lub usługi, w tym wskazanie jego adresu,
- numer podatnika, za pomocą którego jest identyfikowany dla celów podatkowych,
- numer nabywcy towaru lub usługi, za pomocą którego jest identyfikowany dla celów podatkowych,
- datę dokonania lub zakończenie dostawy towaru lub usługi,
- nazwę towaru lub usługi wraz z określeniem ich ilości,
- cenę jednostkową,
- stawkę i kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
Zrównanie efaktury z fakturą tradycyjną oznacza także, że możliwe jest wystawienie uproszczonej faktury online. Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 u.p.t.u., jeżeli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, jeśli określona jest ona w tej walucie, wówczas faktura może nie zawierać enumeratywnie wymienionych danych, pod warunkiem że dane zawarte pozwalają określić kwotę podatku dla poszczególnych jego stawek. Jest to tzw. faktura uproszczona.
Faktura elektroniczna a Elektroniczna Wymiana Danych
Podatnik zobowiązany jest zapewnić wystawionej fakturze, w tym fakturze online autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Możliwe jest to przez wykorzystanie kontroli biznesowych, a wybór konkretnego sposobu należy zaś do samego podatnika. W odniesieniu do efaktur autentyczność pochodzenia i integralność treści zachowane są zaś w szczególności wtedy, gdy podatnik wykorzystuje kwalifikowany podpis elektroniczny lub elektroniczną wymianę danych tzw. EDI.
Czym są faktury elektroniczne EDI? Są to faktury wystawione za pośrednictwem systemu, który umożliwia wymianę danych pomiędzy systemami informatycznymi a nie ludźmi, opierający się na ustrukturyzowanych komunikatach. Elektroniczna Wymiana Danych w swoim założeniu opiera się na wyeliminowaniu lub incydentalnej interwencji czynnika ludzkiego w wystawianiu i przesyłaniu dokumentów. Ma to zapewnić efakturom zminimalizowanie wystąpienia w nich błędów, a także przyspieszenie przepływu informacji i danych w nich zawartych.
Korzyści Elektronicznej Wymiany Danych
Wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych za pośrednictwem systemu EDI pociąga za sobą szereg korzyści. Poza zminimalizowaniem ryzyka wystąpienia w nich błędów należy wskazać, że dzięki niemal natychmiastowemu dostarczaniu faktury online do nabywcy możliwe jest zwiększenie płynności finansowej firmy. Odpowiednio implementowany system pozwala również na nowoczesne i bezpieczne archiwizowanie faktur elektronicznych. Wystawiane, przesyłane i odbierane w wersji elektronicznej dokumenty, w takiej samej formie mogą być bowiem przechowywane. Mając zaś na uwadze, że podatnicy zobowiązani są do gromadzenia faktur w sposób zapewniający autentyczność, integralność i czytelność, a system EDI ustawowo to ułatwia, archiwizowanie efaktur przy jego wykorzystaniu jest także łatwiejsze.
Poza korzyściami ściśle związanymi z obrotem fakturami elektronicznymi, wdrożenie Elektronicznej Wymiany Danych przynieść może firmie także inne wymierne korzyści. Należy bowiem pamiętać, że odpowiednio implementowany system to nie tylko wystawianie, wysyłanie i odbieranie efaktur, ale też innych dokumentów w firmie. Wśród korzyści należy wymienić:
- oszczędność czasu i pieniędzy,
- spójność informacji zawartych w dokumentach,
- wzrost efektywności wewnętrznych systemów,
- zwiększenie rynku obrotu i możliwość pozyskania kontrahentów na arenie międzynarodowej,
- ekoodpowiedzialność.
