Już od 1 października 2018 roku funkcjonują, tak zwane e-sprawozdania finansowe. W ramach funkcjonującej praktyki pojawia się wiele konkretnych pytań podatników, a rozwiązanie tych mini kazusów może mieć konkretny wpływ na prawidłowe wypełnienie dokumentów. Pierwsza część pytań dotyczyła, przede wszystkim, działania systemu oraz podpisywania dokumentów i załączników. Poniżej najciekawsze z nich.
Czy możliwy jest dowolny wybór formy rozliczenia?
Nie. Obecnie e-sprawozdanie powinno być przygotowane przez odpowiednio zobowiązane podmioty, wyłącznie w wersji elektronicznej i przesłane za pośrednictwem sieci Internet. Jakiekolwiek próby wydrukowania dokumentu z komputera mogą stanowić wyłącznie odpis lub też inaczej zwykłą kopię przygotowywanego zeznania – oryginał jednak, opatrzony odpowiednim podpisem może zostać złożony wyłącznie elektronicznie.
Czy do podpisania e-sprawozdania potrzebny jest podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest jedną z możliwych form podpisania dokumentu e-sprawozdania. Nie jest to jednak jedyny wybór przedsiębiorców. Mogą oni e-sprawozdanie podpisać również w inny sposób elektroniczny – czyli za pomocą podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Należy jednak pamiętać, że podpisu nie może złożyć osoba dowolna – powinien być to pracownik (osoba) odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych i organ reprezentujący (kierownik jednostki, zarząd). Elektroniczny dokument e-sprawozdanie nie jest bowiem w żaden sposób mniej ważny, niż wcześniej przygotowywane sprawozdania papierowe.
Czy istnieją jakieś narzędzia do pracy nad e-sprawozdaniami?
Tak. Na rynku funkcjonuje kilka rozwiązań, mających na celu pomoc przedsiębiorcom w przygotowywaniu, opracowywaniu i wysyłaniu e-sprawozdań w formie elektronicznej. Są to tak zwane aplikacje do e-sprawozdań. Użytkownicy mają tak naprawdę wybór pomiędzy dwoma formami tych programów: publiczną, zapewnianą przez Ministerstwo Finansów oraz prywatną – przygotowywaną przez specjalistów rynkowych. Obie te formy pozwalają formalnie złożyć e-sprawozdanie, a wybór podatnika pomiędzy nimi może być dowolny (nie ma obowiązku skorzystania z aplikacji publicznych).
Czy opatrzenie podpisem kwalifikowanym (elektronicznym) sprawozdania z badania w formie skanu (pdf) może zostać uznane za formę elektroniczną?
Tak. W przypadku sprawozdania z badania przygotowanego pierwotnie w formie papierowej, jego zeskanowanie do pliku PDF, a następnie opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zostanie prawidłowo zakwalifikowane, jako postać elektroniczna dokumentu.
Czy e-sprawozdanie może podpisać członek zarządu posiadający zagraniczny podpis elektroniczny?
Tak. Przepisy dotyczące elektronicznej postaci sprawozdań, nie ograniczają możliwości podpisu dokumentu tylko do kwalifikowanych podpisów elektronicznych, wydanych przez polskie centra certyfikacji. W praktyce oznacza to więc, że osoba posiadająca zagraniczny kwalifikowany podpis elektroniczny, spełniający określone założenia (algorytmu XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej), będzie ważny do e-sprawozdań.
